Skip to content

Wegwijzer digitaal erfgoed

Hoe maak ik mijn erfgoedcollectie online vindbaar?

Hoe weet ik of mijn digitale bestanden over tien jaar nog leesbaar en terug te vinden zijn?

Veel mensen staan er niet bij stil, maar ook digitale informatie raakt op den duur beschadigd of verouderd. Denk bijvoorbeeld aan een herschrijfbare cd (‘rewritable’ CD). Die gaat langzaam stuk. Zelfs als je nog een cd-romspeler kunt vinden, is het dus niet zeker dat de cd nog leesbaar is.

Als je wilt dat je digitale collectie goed vindbaar is op internet, is het belangrijk om de digitale bestanden goed te bewaren. Iedereen kan dit doen, ook zonder veel kennis of geld. Het is belangrijk om daarvoor een plan te maken en dat ook echt uit te voeren. Zo voorkom je dat informatie verloren gaat of dat bestanden kapot raken.

Met een goede aanpak zorg je er ook voor dat gebruikers vertrouwen hebben in jouw digitale collectie. Ze weten dan zeker dat de bestanden niet per ongeluk zijn aangepast of veranderd.

Tot slot helpen deze maatregelen ook de digitale veiligheid (cybersecurity) van je organisatie te verbeteren.

  • 1. Maak een lijst van je bestandsformaten

    Foto’s, films, audiobestanden, tekstbestanden, databases: er is een enorme keuze in het formaat waarin je deze opslaat. Het is belangrijk hierbij stil te staan en keuzes te maken. Hoe beter iedereen in de organisatie weet dat niet alle formaten zomaar gebruikt kunnen worden, hoe meer kans er is dat je het zorgvuldig bewaren van je digitale informatieobjecten beheersbaar houdt.

    Een bestandsformaat zorgt ervoor dat digitale bestanden geopend kunnen worden in de correcte vorm, inhoud en structuur. De essentiële kenmerken van een informatieobject zijn de eigenschappen die ook bij wijziging van o.a. het bestandsformaat behouden moeten blijven. Bijvoorbeeld bij foto’s dat de kleurstelling behouden blijft, bij websites dat de interactieve onderdelen behouden blijven of in het geval van een financieel Excel document dat de onderliggende formules voor de berekeningen worden bewaard. Wat essentieel is, kan per object of collectie verschillen.

    Besteed je geen aandacht aan de gebruikte bestandsformaten, dan is de kans groot dat je op den duur te maken krijgt met bestanden die niet meer te openen zijn.

    Meer weten?
    Een heel toegankelijk overzicht van aanbevolen bestandsformaten bieden de Vlaamse collega’s, zie:     https://www.projecttracks.be/overzicht-toolbox/digitaal-bewaren/aanbevolen-bestandsformaten-om-je-digitaal-archief-leesbaar-te-houden. Hier vind je ook de aanbevolen formaten voor bijvoorbeeld video- en audiobestanden.

     

  • 2. Inventariseer je opslagmedia

    Inventariseer opslagmedia, zoals lokale harde schijven, dvd’s of Cloudopslag, en stel vast wat de gegarandeerde levensduur is van deze informatiedragers.

    Erfgoedorganisaties kunnen hun digitaal informatieobjecten op veel verschillende typen dragers (opslagmedia) bewaren. Afbeeldingen van objecten, of digitale documenten kunnen bijvoorbeeld op de harde schijf van de laptop van de collectiebeheerder staan, op de interne server, op een externe harde schijf, verspreid over een aantal DVD’s of op externe servers die via internet toegankelijk zijn (de ‘Cloud’). Het is belangrijk om je ervan bewust te zijn dat die dragers van groot belang zijn voor het bewaren van je informatie. Het planmatig te werk gaan bij de keuze en het beheer van opslagmedia voorkomt informatieverlies.

    Alle fysieke opslagmedia zijn onderhevig aan slijtage. Het lijkt misschien veilig, zo’n dvd die goed opgeborgen in een kast ligt, maar toch kan de informatie die erop staat aangetast worden. Dat kan gebeuren door bitrot of door een te warme of vochtige omgeving, of door elektromagnetische velden.

    Opslagmedia hebben een verschillende levensduur. Dvd’s gaan slechts 5 tot 10 jaar mee. Maak je gebruik van een betaalde Cloud-oplossing, dan is behoud van je data voor een veel langere tijd gegarandeerd. Maar de kosten van die beide opslagmedia zijn ook heel anders. Een dvd kost bijna niets, gebruikmaken van de cloud brengt veel hogere structurele kosten met zich mee.

    Het is dus belangrijk om de doelen die je met de collectie wil bereiken af te zetten tegen de kosten die daarmee gemoeid zijn. Wil je je collectie online beschikbaar stellen, maar heb je geen financiële middelen om de bestanden online te bewaren, dan moet een tussenoplossing gekozen worden. Die zou er bijvoorbeeld uit kunnen bestaan om de bestanden nu zo zorgvuldig mogelijk op te slaan binnen de financiële ruimte die er is, zodat deze bestanden later – als er wel financiële middelen zijn – alsnog beschikbaar zijn voor online gebruik.

    Meer weten?
    Voorjaar 2025 is binnen het NDE een Collegagroep Duurzame Opslag van start gegaan. Zij onderzoeken hoe het zorgvuldig bewaren van digitale informatieobjecten, afhankelijk van financiële draagkracht, het best gedaan kan worden. Ook wordt gekeken naar collectieve oplossingen.

    Wil je meer weten over welke schade er allemaal kan optreden aan fysieke dragers? Bekijk dan de Schadeatlas Fysieke Dragers [link; document moet nog afgewerkt worden]

    Heb je fysieke dragers die je zelf niet meer kan afspelen, bijvoorbeeld floppy disks of cd-roms? Dan kun je terecht bij het HomeComputerMuseum om deze te laten uitlezen en overzetten op een nieuwe drager.

  • 3. Regel back-ups

    Zorg dat je back-ups maakt en test het terugzetten van verloren data. Leg dit in een procedure vast.

  • 4. Breng je toegangsbeheer op orde

    Toegangsbeheer zorgt ervoor dat alleen bevoegde mensen je digitale collectie kunnen wijzigen, en dat die toegang veilig en controleerbaar blijft.

  • 5. Voer periodieke controles uit

    Controleer altijd bestanden die binnenkomen. En controleer periodiek alle bestanden die je in huis hebt. Leg dit in een procedure vast.

Duurzaamheidsbeleid

Om digitale informatie goed te beschermen tegen veroudering, slijtage en onbedoelde veranderingen, is het belangrijk om eerst de risico’s op een rij te zetten. Daarna kun je aan de slag met oplossingen. Houd er rekening mee dat ook deze oplossingen onderhoud nodig hebben. De digitale wereld verandert namelijk steeds.
Duurzaamheidsbeleid hangt altijd samen met het algemene beleid voor de collectie. Een voorbeeld: als je foto’s van de collectie alleen online wilt laten zien, hoeven die niet de kwaliteit voor drukwerk te hebben. Dat kost immers veel opslagruimte. Schrijf dus op wat de risico’s zijn en bepaal welke maatregelen je neemt, in samenhang met je collectiebeleid. Gebruik de Informatieplanner en neem de stappen op in je informatieplan.

Voorbeeld

Je maakt een weloverwogen keuze voor een bestandsformaat, bijvoorbeeld png, een bestandsformaat dat open is. Je digitale foto moet je op drie plekken opslaan. En je moet goed nadenken over hoe lang de dragers meegaan. Ook zorg je ervoor dat je een procedure hebt voor het controleren. Daarbij leg je ook vast wie toegang hebben.

Meer weten? Kijk dan bij onderstaande thema's

Duurzaamheidsbeleid

Duurzaamheidsbeleid hangt altijd samen met het algemene beleid voor de collectie. Een voorbeeld: als je foto’s van de collectie alleen online wilt laten zien, hoeven die niet de kwaliteit voor drukwerk te hebben. Dat kost immers veel opslagruimte.

Bestandsformaten

Als je geen aandacht besteedt aan de bestandsformaten die je gebruikt, is de kans groot dat je later bestanden niet meer kunt openen. Kies daarom bestandsformaten waarvan je weet dat ze lang bruikbaar blijven.

Opslagmedia

Opslagmedia gaan niet allemaal even lang mee. Een dvd werkt meestal maar 5 tot 10 jaar. Als je een betaalde clouddienst gebruikt, blijven je bestanden vaak veel langer bewaard. Maar let op: de kosten van deze twee vormen van opslag verschillen ook.

Back-ups

Originele bestanden kunnen verloren gaan of kapotgaan. Dat kan gebeuren door een storing in de computer, een fout van een gebruiker, een probleem in de software of door een virus. In zo’n geval zorgt een back-up ervoor dat je de bestanden niet echt kwijt bent.

Toegangsbeheer

Zorgvuldig bewaren betekent dat je het digitale bestand bewaart zoals het oorspronkelijk is gemaakt. Het is belangrijk dat het bestand echt en betrouwbaar blijft. Dat is de kern van zorgvuldig bewaren. Zorg daarom dat duidelijk is wie toegang heeft tot de bestanden.

Controles

Digitale bestanden zijn kwetsbaar. Daarom is het belangrijk om regelmatig te controleren of de bestanden nog compleet en niet beschadigd zijn. Doe dit bijvoorbeeld na het maken van een back-up, en zeker als je nieuwe bestanden ontvangt.

Goed aan de slag met bewaren?