Het Nieuwe Instituut onderzoekt strategieën om digitale bestanden duurzaam te bewaren

Het Nieuwe Instituut beheert een rijke collectie tekeningen, foto’s, affiches en maquettes uit de archieven en verzamelingen van Nederlandse architecten en stedenbouwers. Maar ook veel collectiemateriaal in digitale vorm. En dat digitale materiaal vraagt de nodige aandacht. ‘In de architectuur- en ontwerppraktijk wordt namelijk veel complexe software gebruikt,’ vertelt Frans Neggers, digitaal archivaris bij Het Nieuwe Instituut. ‘Denk aan AutoCAD om modellen in 2D en 3D te maken.’

‘Is de software niet alleen complex en leveranciersafhankelijk, maar heeft het ook een kleine gebruikersgroep? Dan neemt het risico toe dat informatie binnen afzienbare termijn verloren gaat. Zeker als de specificaties van de software niet openbaar zijn,’ aldus Frans. ‘Dat risico is dus aanwezig bij de bestanden die we in onze collectie hebben. Kortom, een reden om Henk Vanstappen van het Belgische consultancybureau Datable onderzoek te laten doen naar voorzorgsmaatregelen.’

Twee strategieën

Die voorzorgsmaatregelen richten zich op het in stand houden van de bestanden. ‘Je wilt in eerste instantie de digitale objecten zelf bewaren (bit preservation). Maar dat geldt ook voor het behoud van de kenmerken van de informatieobjecten (functionele preservering). Zo hebben CAD-modellen een aantal kenmerken waarvan het belangrijk is te bepalen welke je wilt behouden,’ legt Frans uit. ‘Denk aan de mogelijkheid om een 3D-model op het beeldscherm te laten draaien.’

Terug naar die voorzorgsmaatregelen. Er zijn twee strategieën mogelijk, aldus Frans. ‘Bij migratie zetten we een bestand om in een meer “open”, zeg maar makkelijker uitwisselbaar formaat. Denk bijvoorbeeld aan een pdf. Dit heeft als nadeel dat belangrijke kenmerken verloren kunnen gaan. Een andere strategie is emulatie: het “nabootsen” van de oorspronkelijke creatieomgeving, waarbij zoveel mogelijk kenmerken worden behouden.’

Henk Vanstappen kreeg de vraag om zich in zijn onderzoek te richten op de mogelijkheden van beide strategieën. De twee rapporten op basis van Vanstappens onderzoek zijn inmiddels gepubliceerd.

‘Migratie is problematisch’

Het onderzoek laat – niet heel verrassend – zien dat migratie als strategie problematisch is. ‘Dat komt door de complexiteit en geslotenheid van de bestanden en de software,’ vertelt Frans. ‘Verder blijkt uit het onderzoek dat zowel het AutoCAD DWG- als het DXF-bestandsformaat over een lange periode – circa twintig jaar – leesbaar blijven. Daarom heeft het instandhouden van het originele bestandsformaat (bit preservering) alle aandacht nodig.’

Kennis van gebruikersgroepen nodig

Naast preserveringsformaten zijn er voor de gebruikers geschikte formaten nodig om een bestand te kunnen raadplegen. Om daaruit een keuze te maken is kennis van de gebruikersgroepen vereist. ‘Sommige gebruikersgroepen beschikken niet over de nodige software om een bepaald formaat te raadplegen of weten er niet mee te werken. Zorg er dus voor dat je weet voor welke groep een bepaald raadpleegformaat geschikt is,’ aldus Frans.

‘Emulatie als een dienst is een optie’

Emulatie is ook een mogelijke strategie om bestandsformaten in de toekomst te kunnen raadplegen. ‘Hierbij draait het erom het gedrag van de verouderde omgeving waarbinnen het bestand is gecreëerd na te bootsen binnen een hedendaagse ICT-omgeving. Emulatie kan op vier aspecten van toepassing zijn: de hardware, het besturingssysteem, de bijbehorende software en de digitale objecten die met die software zijn vervaardigd.’

‘Natuurlijk is het mogelijk een eigen emulatie-omgeving te ontwikkelen. Maar het onderzoek laat zien dat dit nogal ingewikkeld is,’ besluit Frans. ‘Daarom kunnen we beter aansluiten bij initiatieven uit bijvoorbeeld de wetenschap waarbij emulatie als een dienst wordt aangeboden: Emulation-as-a-service (EaaS).’