Skip to content

Zorg goed voor je digitale collectie

Ook digitale informatie raakt beschadigd of verouderd. Van kapotte cd’s tot onleesbare bestanden. Een goed plan voor het bewaren van je digitale collectie voorkomt dat informatie verloren gaat. Ook zonder groot budget.

Als je wilt dat je digitale collectie goed vindbaar is op internet, is het belangrijk om de digitale bestanden eerst goed te bewaren. Iedereen kan dit doen, ook zonder veel kennis of geld. In deze Wegwijzer lees je hoe je dat aanpakt.

Veel mensen staan er niet bij stil, maar ook digitale informatie raakt op den duur beschadigd of verouderd. Denk bijvoorbeeld aan een herschrijfbare cd (‘rewritable’ CD). Die gaat langzaam stuk. Zelfs als je nog een cd-romspeler kunt vinden, is het niet zeker dat de cd nog leesbaar is.

Het is daarom belangrijk om een plan te maken voor het bewaren van je digitale collectie. En nog belangrijker: dat plan ook uitvoeren. Zo voorkom je dat informatie verloren gaat of dat bestanden kapot raken.

Een goede aanpak zorgt er ook voor dat gebruikers vertrouwen hebben in jouw digitale collectie. Ze weten dan zeker dat de bestanden niet per ongeluk zijn aangepast of veranderd.

Tot slot zorgen deze maatregelen ook voor betere digitale veiligheid (cybersecurity) binnen je organisatie.

Duurzaamheidsbeleid

Om digitale informatie goed te beschermen tegen veroudering, slijtage en onbedoelde veranderingen, is het belangrijk om eerst de risico’s op een rij te zetten. Daarna kun je aan de slag met oplossingen. Houd er rekening mee dat ook deze oplossingen onderhoud nodig hebben. De digitale wereld verandert namelijk steeds. Schrijf daarom op wat de risico’s zijn en welke maatregelen je neemt. Dat kun je doen in een plan of procedure voor het veilig bewaren van digitale bestanden. Zo’n duurzaamheidsbeleid helpt om schade, verlies en fouten in je bestanden te voorkomen.

Aan de slag

Hoe je je digitale collectie bewaart, hangt samen met het algemene beleid dat je hebt over collectie-informatie. Bij het maken van een duurzaamheidsbeleid zijn dit in elk geval belangrijke stappen:

  • Maak een lijst van de bestandsformaten die je gebruikt voor de digitale collectie.

  • Kijk welke opslagmedia je gebruikt (bijvoorbeeld harde schijven of usb-sticks) en of je dat wilt veranderen.

  • Controleer hoe je back-ups maakt, en of dat beter kan.

  • Kijk wie er toegang heeft tot de digitale bestanden, en of dat aangepast moet worden.

  • Bepaal wie verantwoordelijk is voor controles, zoals bij het ontvangen van bestanden of bij regelmatige controles.

  • Houd een overzicht bij van de gebruikte bestandsformaten en opslagmedia.

Per thema vind je hieronder meer informatie over de risico’s en de oplossingen.

Duurzaamheidsbeleid

Een duurzaamheidsbeleid hangt altijd samen met het algemene beleid voor de collectie. Een voorbeeld: als je foto’s van de collectie alleen online wilt laten zien, hoeven die niet de kwaliteit voor drukwerk te hebben. Dat kost immers veel opslagruimte.

Bestandsformaten

Als je geen aandacht besteedt aan de bestandsformaten die je gebruikt, is de kans groot dat je later bestanden niet meer kunt openen. Kies daarom bestandsformaten waarvan je weet dat ze lang bruikbaar blijven.

Opslagmedia

Opslagmedia gaan niet allemaal even lang mee. Een dvd werkt meestal maar 5 tot 10 jaar. Als je een betaalde clouddienst gebruikt, blijven je bestanden vaak veel langer bewaard. Maar let op: de kosten van deze twee vormen van opslag verschillen ook.

Back-ups

Originele bestanden kunnen verloren gaan of kapotgaan. Dat kan gebeuren door een storing in de computer, een fout van een gebruiker, een probleem in de software of door een virus. In zo’n geval zorgt een back-up ervoor dat je de bestanden niet echt kwijt bent.

Toegangsbeheer

Zorgvuldig bewaren betekent dat je het digitale bestand bewaart zoals het oorspronkelijk is gemaakt. Het is belangrijk dat het bestand echt en betrouwbaar blijft. Dat is de kern van zorgvuldig bewaren. Zorg daarom dat duidelijk is wie toegang heeft tot de bestanden.

Controles

Digitale bestanden zijn kwetsbaar. Daarom is het belangrijk om regelmatig te controleren of de bestanden nog compleet en niet beschadigd zijn. Doe dit bijvoorbeeld na het maken van een back-up, en zeker als je nieuwe bestanden ontvangt.

Goed aan de slag met bewaren?

Zelfscan: hoe is het bewaren van jouw collectie geregeld?

  • Heb je inzicht in de bestandsformaten die gebruikt worden?

    Inzicht is de eerste stap op weg naar het goed beheren.

  • Heb je de duurzame opslag van digitale informatieobjecten goed geregeld?

    Zijn er nog ‘blinde vlekken’? Cd’s die nog ergens op een plank liggen? Signaleer het en bepaal welke stappen je wil zetten.

  • Heb je een procedure voor het maken van back-ups?

    Regel dit als eerste om informatieverlies te voorkomen! Het is een relatief kleine actie, die heel veel leed kan voorkomen.

  • Weet je wie toegang heeft tot de digitale informatieobjecten?

    Weet je het niet precies, en weet je ook niet welke toegangsrechten ieder heeft, pak dit dan zo snel mogelijk op.

  • Worden bestanden gecontroleerd bij binnenkomst en worden periodiek controles uitgevoerd om bestanden te checken?

    Controle voorkomt dat je achteraf met de problemen zit. Het kost tijd, maar levert veel op.

  • Houd je een actueel overzicht bij van door jou gebruikte bestandsformaten en opslagmedia?

    Voor je het weet ben je het overzicht kwijt, en is het verouderd. Zorg dat je bijvoorbeeld jaarlijks een update maakt.

  • Heb je beleid en procedures opgesteld voor het duurzaam bewaren van je digitale collectie?

    Heb je nog geen beleid? Dan is dit het moment!