Een dag uit het leven van digitaal archivaris Mies Langelaar

In alle vroegte achter het bureau

‘Een doorsneewerkdag begint voor mij meestal vroeg, om zeven uur ben ik op kantoor. Dan kan ik in alle rust een uurtje of twee werken aan beleidsstukken. Denk bijvoorbeeld aan de documentatie voor de certificering van ons e-depot met het CoreTrustSeal. Als we dit internationaal erkende certificaat krijgen, zijn we een betrouwbare en duurzame bewaarplaats voor digitale materialen. Zover is het echter nog niet.

Verder werk ik in die stille uurtjes aan de documentatie van de Producten- en Diensten Catalogus E-depot. Hierin staan de producten en diensten die het Stadsarchief Rotterdam aan derden kan leveren. Als input dienen de besprekingen met de adviseur digitale informatie en de relatiebeheerder van het Stadsarchief. Zij hebben vanuit hun directe betrokkenheid met de archiefvormers zicht op wat nodig is en weten welke vragen er leven.’

Koffietijd (die voor mij theetijd is)

‘Na een eerste kop vers gezette thee zie ik dat mijn collega’s inmiddels ook aan de slag zijn gegaan. Er komen wat hulpvragen bij mij binnen van mensen die ict-problemen hebben met hun thuiswerkomgeving, MS Teams et cetera. Soms kan ik die snel verhelpen, soms moeten ze zich toch echt bij de servicedesk melden.’

De Kracht van Rotterdam

‘Tijd voor wat meer inhoudelijke zaken! Samen met collega’s van Archieven en Collecties maak ik een analyse van het digitaal archief van De Kracht van Rotterdam. Deze organisatie houdt op te bestaan en heeft de afgelopen jaren vele culturele activiteiten georganiseerd.

De analyse van hun archief vereist bijvoorbeeld een viruscheck op de aangeleverde harddisk, een inhoudsopgave van de erop aangeleverde bestanden en een kopie van de inhoud naar onze aanwinstenmap. Bij dit laatste hoort een check van de aangeleverde bestanden en de mappenstructuur. Zitten er dubbele bestanden in? Bevatten bestandsnamen ongeldige karakters? Enzovoort, enzovoort.

Het doel van deze analyse: een bewerkingsplan zodat het digitale materiaal straks gereed is voor opname in het e-depot. Het archief van De Kracht van Rotterdam gebruiken we ook als pilot om een “digitale wasstraat” op te zetten. Zo’n “wasstraat” kun je zien als een soort stappenplan.’

Digitale bestanden op orde

‘Ook op de agenda deze ochtend staat een sessie met de werkgroep preservering. Centraal staat Digitale bestanden op orde, een project waarbij wij aan de slag gaan met zogenaamde hybride archieven. Dus: archieven met zowel papieren documenten als diskettes, tapes en cd-roms.

De digitale dragers worden op inhoud gecontroleerd en op een netwerkschijf geplaatst. Vervolgens bepaalt de afdeling Archieven en Collecties wat ermee gaat gebeuren. Nemen we het op in het e-depot? Of constateren we dat de papieren archieven leidend zijn en de diskette of cd slechts een kopie bevat – en geen relevante aanvulling is op het archief? In dat geval krijgt het geen plek in het e-depot.’

Tijd voor lunch

‘Omdat ik een workaholic ben, lunch ik meestal achter mijn bureau met een door echtgenoot Arjen klaargemaakt broodje (soms gezond, maar meestal gewoon met kaas) en een kop thee (chai massala).’

Middagje vol overleggen

‘Vanmiddag staat er alweer een overleg op de agenda. Deze keer met de leveranciers van ons Collectie Beheer Systeem (CBS) en het e-depot én de solutions architect van de gemeente. We willen graag dat bezoekers via de zoekingangen op onze site straks ook het e-depot kunnen raadplegen. Daarvoor moeten we de metadata tussen beide systemen synchroniseren. En dus draait het in deze bespreking om de vraag: hoe kunnen we CBS en e-depot aan elkaar koppelen? Beveiligingsissues bemoeilijken die koppeling, zo blijkt.

Ook in de volgende meeting komt het onderwerp beveiliging aan bod. Dit keer betreft het de aanpassing van onze e-depotinrichting, nodig om externe partijen te kunnen aansluiten op het e-depot vanuit hun eigen beheeromgeving. Een ingewikkeld project door de vele beveiligingsissues. De security officer van de gemeente Rotterdam heeft een duidelijke mening over wat wel en niet kan. We zullen een een gulden middenweg moeten bewandelen om externe partijen te kunnen sluiten.’

Einde van de dag in zicht

‘Om half zes rond ik mijn werkdag af met een praatje met de schoonmaakster; zij reinigt alle werkplekken bij het Stadsarchief weer voor gebruik de volgende dag.

Al met al een drukbezette dag. Natuurlijk staat mijn agenda niet altijd zo vol, maar als digitaal archivaris in een gemeentelijke omgeving is er altijd wel een uitdaging op ict-vlak of een bijzonder digitaal archief waarmee ik aan de slag kan. Preserveren blijft een challenge.’

Werelddag van de Digitale Duurzaamheid

Op 5 november is het de Werelddag van de Digitale Duurzaamheid. Het Netwerk Digitaal Erfgoed organiseert dan een digitaal kennisfestival met de digitaal archivaris in de spotlights. Het wordt een online dag vol vlogs, columns en workshops over digitale duurzaamheid! Mies Langelaar zal dan samen met collega-erfgoedprofessionals deelnemen aan een paneldiscussie over de rol van de digitaal archivaris.