Let’s PoolParty: samenwerken aan een thesaurus

Bestaat er een tool waarmee collega’s uit verschillende instellingen en landen samen aan een thesaurus kunnen werken? Denk daarbij niet alleen aan het toevoegen en ordenen van trefwoorden en het redigeren van de daarbij behorende toelichtingen op de trefwoorden, maar ook aan het publiceren van de thesaurus als als linked data. Met die vraag liep Modemuze rond. Dit platform voor mode- en kostuumerfgoed wilde namelijk een thesaurus op het gebied van mode en kleding maken en die aanbieden aan de Art & Architecture Thesaurus (AAT). Daardoor kon de AAT op zijn beurt weer verrijkt worden met deze specifieke kennis.

Vanuit het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) kreeg Joop Vanderheiden het verzoek om te zoeken naar een oplossing die aan deze vragen kon voldoen. Die zoektocht leidde naar het Oostenrijkse bedrijf Semantic Web Company, die hiervoor een passend systeem had ontwikkeld: PoolParty.

Voor het gehele erfgoedveld beschikbaar

Joop is van huis uit bibliothecaris maar alweer enige jaren als datamodelleur werkzaam bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) en diens voorlopers. Hij ontwikkelde voor zijn werkgever, samen met enkele collega’s, de RCE-erfgoedthesaurus. Zijn werkzaamheden liggen op het snijvlak van thesauri, semantiek en linked data. Kortom, de vraag was voor hem vertrouwd terrein.

Omdat de tool voor het hele erfgoedveld van pas kan komen, heeft het Netwerk Digitaal Erfgoed in 2016 een licentie genomen. Vanuit de RCE verzorgen Joop en zijn twee collega’s, Patrick Mout en Rob Oosting, het functioneel beheer ervan. ‘Collega’s in het veld die PoolParty willen gaan inzetten, kunnen bij ons terecht voor inloggegevens, uitleg en ondersteuning. Op de achtergrond kijken we mee en indien nodig geven we tips voor het gebruik van deze tool,’ aldus Joop. Ook helpt dit team bij het opschonen van (Excel-)bestanden met termen en het importeren ervan in PoolParty.

Opstapje naar gemeenschappelijke termen

Het samenwerken aan een thesaurus dient een duidelijk doel, zegt Joop. ‘Om al het digitaal erfgoed met elkaar te kunnen verbinden, moeten we als collectiebeheerders dezelfde termen gebruiken. En als die verschillende thesauri straks met elkaar verbonden zijn in het Termennetwerk, kunnen deze vanuit een centrale plek door het hele erfgoedveld worden gebruikt.’

Wat deze tool zo handig maakt

‘Je start binnen PoolParty een project en vervolgens maak je met behulp van het informatiemodel SKOS, een internationale standaard voor het ontwikkelen van thesauri, een thesaurus aan,’ legt Joop uit. ‘Je kunt het scherm delen met andere gebruikers, termen toevoegen en ook links met externe thesauri zoals de AAT leggen. Dus als jij de term “bovendorpel” gebruikt en die ongeveer gelijk is aan de term “bovendorpel” in de AAT, dan kun je die termen met elkaar verbinden. Verder maakt PoolParty een thesaurus als linked data beschikbaar.’

Wil je niet langer in PoolParty werken, dan is dat geen probleem. ‘Doordat de data zijn opgeslagen in de webstandaard Resource Description Framework (RDF), zijn de gegevens makkelijk uitwisselbaar,’ aldus Joop.

Een blijvertje

Joop wijst erop dat PoolParty een van de beschikbare tools is die je kan inzetten voor het beheren van thesauri. Er komen steeds meer alternatieven beschikbaar, zoals open source oplossingen. PoolParty is dus geen ‘voorkeursproduct’, benadrukt hij, maar wel een tool waar verschillende erfgoedorganisaties inmiddels goede ervaringen mee hebben opgedaan. ‘Inmiddels zetten ook andere erfgoedinstellingen zoals het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie, het Nationaal Archief en PAN (Portable Antiquities of the Netherlands), deze tool in. De RCE zelf gebruikt de tool onder meer ook voor de trefwoorden in het Archeologisch Informatiesyteem (Archis) en het Monumentenregistratiesysteem.’

Ook in 2021 kan het erfgoedveld gebruikmaken van deze tool, maar dan ligt de verantwoordelijkheid hiervoor niet langer bij het NDE maar bij de RCE. ‘We nemen deze tool als instelling in beheer,’ aldus Joop. ‘Ter geruststelling: voor huidige en toekomstige gebruikers verandert er niets. Mijn RCE-collega’s en ik blijven het aanspreekpunt.’