Shannon van Muijden over nieuwe functie Termennetwerk: ‘Dit is amazing’

‘Kijk,’ zegt Shannon van Muijden, ‘ik gebruik het Termennetwerk voor het stuk voor stuk zoeken van termen die ik nieuw invoer in ons collectieregistratiesysteem. Maar stel nu dat ik ook bestaande collectiegegevens wil linken via het Termennetwerk. En dan niet één term, maar een bulk van bijvoorbeeld een paar duizend? Dat kan nu met de nieuwe functie van het Termennetwerk. Spoileralert: dit is amazing!’

De praktijk

Terug naar de ervaringen van Shannon. Voor een test exporteerde ze vanuit Adlib, het collectieregistratiesysteem van het Zuiderzeemuseum, een bestand met 13.000 auteursnamen. Via de zogenaamde ‘reconciliation-API’ van het Termennetwerk ging ze via OpenRefine de auteursnamen koppelen met kandidaattermen afkomstig uit de NTA, de Nederlandse Thesaurus van Auteursnamen die via het Termennetwerk beschikbaar is. ‘Maar liefst 11.000 auteursnamen hadden een match met de NTA!’ zegt Shannon enthousiast.

Waarschijnlijkheidsscore

‘Je krijgt bij elke kandidaatterm een waarschijnlijkheidsscore te zien: deze auteursnaam komt bijvoorbeeld voor 99% overeen met de NTA. De score geeft aan hoe waarschijnlijk het is dat in onze collectieregistratie hetzelfde “ding” (zoals een persoon, plaats, gebeurtenis, of onderwerp) gebruikt wordt als in een terminologiebron. Een check op dezelfde spelling is een manier om daarachter te komen. Met een score van 99% zal de match hoogstwaarschijnlijk kloppen. Je kunt sowieso alles wat een match van 99 of 100% heeft in een keer goedkeuren. Dat scheelt alweer veel werk.’

Nog wel wat handwerk…

‘Maar er zit ook nog wel wat handwerk aan vast,’ benadrukt Shannon. ‘Zo kan zijn dat er in de NTA meerdere auteurs met dezelfde naam zijn, bijvoorbeeld “J. de Vries”. Dan levert de Reconciliation Service ook meerdere matches op als je zoekt naar deze naam. Omdat de Reconciliation Service niet kan bepalen welke auteur ik bedoel, moet ik die controle zelf doen door de metadata zoals geboortedatum te bekijken die de Service teruggeeft bij elke auteur.’

… maar vooral tijdwinst

Uiteindelijk bleken er van de 11.000 matches 300 niet te kloppen, vertelt Shannon. ‘In een tijdsbestek van één tot anderhalf uur heb ik zomaar duizenden namen kunnen voorzien van een link, oftewel een URI, naar de NTA. Die lijst heb ik vervolgens weer in ons collectieregistratiesysteem Adlib geïmporteerd. Dus heb je bijvoorbeeld achterstanden in je collectieregistratiesysteem, dan is deze nieuwe functie van het Termennetwerk de manier om in een keer een bulk termen aan te pakken.’