Skip to content

Keuzehulp collectie-informatiesysteem

Een systeem dat past bij jouw ambitie: hoe kies je dat?

Het collectie-informatiesysteem wordt in de erfgoedsector alom gebruikt voor het beheer van uiteenlopende collecties. Of het nu een archiefinstelling is, een museum of bibliotheek, in het collectie-informatiesysteem wordt de informatie óver de collectie bewaard.

Denk hierbij aan beschrijvingen van objecten of aan gegevens over de vervaardiger. Maar ook aan verwervingsinformatie en standplaatsregistratie die het mogelijk maken om herkomstonderzoek te doen of om objecten terug te vinden in de archieven, boekenkasten of depots.

Deze digitale informatie – of metadata – over de collectiestukken maakt het beheer van een collectie een stuk eenvoudiger. Dit is heel handig voor de medewerkers van de betreffende erfgoedorganisatie en maakt hun werk een stuk eenvoudiger.

Daarnaast is het collectie-informatiesysteem ook de ideale bron voor het digitaal ontsluiten van collecties. De eerdergenoemde informatie zoals beschrijving, vervaardiger, datering enz. kunnen vanuit het collectie-informatiesysteem eenvoudig online ontsloten worden. Doe je dit aan de hand van een aantal standaarden, dan ben je nog maar een paar klikken verwijderd van het publiceren van de collectie-informatie als linked open data. Dit verbetert de vindbaarheid en bruikbaarheid van je collectie en sluit nauw aan bij de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. 

Maar hoe kies je nu het collectie-informatiesysteem dat het beste bij jouw organisatie past? Deze Keuzehulp leidt je stap voor stap door het gehele keuzeproces, van het maken van plannen tot het nemen van de uiteindelijke beslissing.

Wat voor systeem?
Is het nu een: collectieregistratiesysteem, collectiebeheersysteem, collectiemanagementsysteem of collectie-informatiesysteem? Er is eigenlijk geen verschil, het zijn allemaal termen die staan voor een databasesysteem dat wordt gebruikt voor het beheren en ontsluiten van collecties. Omdat het telkens gaat om informatie óver de collectie wordt in dit Spoorboekje de term collectie-informatiesysteem gebruikt.

Je keuze voorbereiden

  • Stap 1. Plannen maken

    Wat is de koers van je organisatie en wat wil je met je collectie doen?

    Ben je op zoek naar een (nieuw) collectie-informatiesysteem? Hoe maak je dan de juiste keuze?  Er zijn diverse softwarepakketten op de markt, alsook open source oplossingen. De juiste keuze hangt vooral samen met:

    • de ambitie van jouw organisatie om de collectie digitaal te ontsluiten;
    • de aard van de collectie;
    • de functionaliteiten die nodig zijn voor het beheer van de collectie, denk bijvoorbeeld aan barcodescanning of bruikleenadministratie.

    Het is daarom van belang om vooraf een goed plan te ontwikkelen. Hierin leg je vast:

    • welke processen je wilt beheren met het collectie-informatiesysteem;
    • welke data je voor wie wilt ontsluiten;
    • en natuurlijk welk budget hiervoor beschikbaar is.

    Deze plannen leg je vast in een collectieplan of in een registratieplan.

    Wil je ervoor kiezen je collectie sowieso in lijn met de gezamenlijke afspraken binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed te ontsluiten? Kies dan zo mogelijk voor een systeem dat hiervoor de functionaliteiten biedt: een ‘NDE-compatibel systeem’. Dit maakt dat je collectie in samenhang met andere collecties online goed vindbaar wordt. Kijk voor de stappen die je moet zetten in de Informatieplanner.

    Heb je overzicht over de richting die in wil slaan? Dan kun je aan de slag met het Programma van Eisen.

     

  • Stap 2. Programma van Eisen opstellen

    Wat moet jouw collectie-informatiesysteem kunnen?

    Heb je je plannen gemaakt, dan is de volgende stap het opstellen van een Programma van Eisen (PvE). In dit PvE omschrijf je functionele en technische eisen waaraan een toekomstig collectie-informatiesysteem moet voldoen. Gebruik hierbij de MoSCoW-methode om prioriteiten te stellen. Wat is bijvoorbeeld een absolute eis (must have) en wat is gewenst (could have). Dit gaat je uiteindelijk helpen bij het vergelijken van de collectie-informatiesystemen.

    Voor het opstellen van een PvE kun je gebruikmaken van de onderstaande hulpvragen. Met deze vragen kun je bepalen welke eisen in het PvE opgenomen dienen te worden. Bedenk per vraag wat voor jouw organisatie het antwoord zou moeten zijn en neem de relevante punten op in het PvE. Welke eisen in het PvE terechtkomen is onder andere afhankelijk van het type collectie, de aard en grootte van de organisatie en specifieke wensen.

    Kosten en planning zijn een ander belangrijk onderdeel van het gesprek met de leverancier. Deze onderwerpen staan niet in PvE, maar uiteraard is het belangrijk te bepalen welk budget de organisatie beschikbaar heeft en op welke termijn een nieuw systeem in gebruik worden genomen. Het tweede deel bevat daarom ‘Hulpvragen over planning en financiering’.

    Hulpvragen ten behoeve van het Programma van Eisen:

    Algemene kenmerken van het collectie-informatiesysteem

    • Is het programma open source of is het een commercieel product?
    • Is het programma web-based of heeft het een andere vorm?
    • Is het programma op één óf meerdere computers te gebruiken?
    • Hoe lang is het programma in deze vorm nog beschikbaar? Komt er een nieuwe versie?
    • Is het mogelijk de structuur en/of het uiterlijk van het programma aan te passen?
    • Worden er op de software updates aangeboden? Zijn daar kosten aan verbonden?
    • Is er een standaard Service Level Agreement (SLA) met de leverancier of host van software en wat is daarin opgenomen? Denk aan back-up procedures, privacy, uptime, beveiliging en updates.
    • Is de gebruikersinterface toegankelijk ingericht, zodat deze bruikbaar is voor mensen met een visuele, auditieve of fysieke beperking? Denk aan contrast, kleurgebruik, leesbaarheid en muisloos werken met toetsenbord.

    De inhoud van registratie

    • Kan ik al mijn informatie kwijt volgens de door ons gehanteerde norm / structuur voor het beschrijven van informatie? Bijvoorbeeld: minimale en basisregistratievelden.
    • Welke modules en beschrijvingsmodellen heeft de software beschikbaar voor diverse collectiesoorten zoals objecten, archief, bibliotheek en afbeeldingen (beeldbank)?
    • Is de software ingericht volgens (internationale) processtandaarden voor collectieregistratie en -beheer (o.a. Spectrum)?
    • Heeft de software een thesaurusmodule voor termen, namen en plaatsen, etc.?
    • Is het mogelijk locatiecoördinaten toe te voegen (bijvoorbeeld via GeoNames of Google Maps)?
    • Is het mogelijk om de auteursrechten van objecten, documenten en afbeeldingsbestanden vast te leggen en te beheren?

    Opslag van digitale gegevens

    • Waar worden de bestanden opgeslagen (foto’s, metadata, documenten, etc.)?
    • Worden de bestandsformaten die ik heb door het collectie-informatiesysteem ondersteund?
    • Is het mogelijk 3D-modellen op te slaan (en te beschrijven)?
    • Wat is de benodigde opslagcapaciteit voor het collectie-informatiesysteem?
    • Wat gebeurt er als er geen ruimte meer is op de server?
    • Zit er een maximum aan de grootte van de bestanden die het collectie-informatiesysteem aankan?
    • Voldoet het collectie-informatiesysteem aan de geldende regels voor veiligheid, opslag en privacy?
    • Heeft het collectie-informatiesysteem een module voor Digital Asset Management (DAM) om bestanden en metadata in op te slaan?
    • Zo ja, hoe komt de koppeling tussen DAM en CRS tot stand?
    • Als ik mijn data op een andere plek wil kunnen hosten en beheren (bijvoorbeeld in een e-depot of een eigen DAM), kan dat?
    • Hoe is de back-up van de digitale gegevens geregeld en welke garanties worden er gegeven? Oftewel: hoe wordt ervoor gezorgd dat mijn data en bestanden ook in de toekomst duurzaam bewaard worden?

    Gegevens gebruiken en publiceren

    • Welke zoek- en filtermogelijkheden biedt het programma?
    • Zijn de metadata én de afbeeldingen doorzoekbaar?
    • Welke mogelijkheden zijn er als we de collectie willen delen met andere partijen (platformen en ontwikkelaars) die er iets mee willen doen? Heeft de ontwikkelaar bijvoorbeeld een webservice (API) en hoe is die API ingericht?
    • Hoe wordt online publicatie ondersteund? Hoe ziet dit eruit (bijvoorbeeld een bijgeleverde module voor een website)? Wat zijn de kosten van deze mogelijkheid?
    • Kun je vanuit de software een duurzame link (URI) publiceren?
    • Is de online module geschikt voor weergave op alle soorten apparaten, zoals mobiel en tablets?
    • Hoe wordt de online collectie vervolgens door zoekmachines gevonden?
    • Is het voor bezoekers mogelijk op de online objecten te reageren?

    Gegevensbeheer

    • Biedt de software de mogelijkheid om gegevens in bulk te wijzigen?
    • Biedt de software de mogelijkheid om gegevens in bulk te verrijken?
    • Biedt de software de mogelijkheid om gegevens te importeren?Welke formaten worden ondersteund? Bv. om verrijkte gegevens toe te voegen.
    • Biedt de software de mogelijkheid om gegevens te exporteren?Welke formaten worden ondersteund? Bv. voor overzichtslijsten voor een tentoonstelling of voor onderzoek.
    • Welke aanvullende modules zijn beschikbaar? Denk bv. aan: Standplaatsbeheer, Barcodes en etiketten, Tentoonstellingen, Bruikleenbeheer, Conservering, Auteursrechtenbeheer, Loggegevens, Rapporten.

    NDE compatibiliteit

    • Is het mogelijk duurzame identifiers (PID’s) toe te kennen?
    • Is het mogelijk velden te koppelen aan het Termennetwerk? Kan de gebruiker dit zelf inrichten? Zitten er beperkingen op het aantal bronnen of velden dat op deze manier te koppelen is? Is het mogelijk het Termennetwerk te koppelen aan een eigen thesaurus?
    • Kan erfgoedinformatie als linked open data worden gepubliceerd? Zo ja, met gebruikmaking van welke ontologieën en in welke RDF formats?
    • Is het mogelijk een dataset van metadata te voorzien en te publiceren?
    • Is het mogelijk een dataset direct in het Datasetregister op te nemen?
    • Wordt er voor het delen van beeldmateriaal gebruikgemaakt van IIIF?

    Gebruikers en ondersteuning

    • Hoeveel gebruikers kunnen tegelijkertijd in het programma werken?
    • Kunnen er rechten aan gebruikers worden toegekend zodat er meer of minder toegang gerealiseerd kan worden?
    • Wie voert het functioneel applicatiebeheer uit (gebruikers toevoegen, rechten toekennen, etc.)?
    • Hoe ondersteunt de leverancier de gebruiker? Denk bv. aan beschikbaarheid van trainingen en handleidingen.
    • Is er een helpdesk en zo ja, welke vragen kunnen daar gesteld worden?
    • Is er een gebruikersgroep van deze software en staat die in contact met de leverancier?
    • Wat gebeurt er als je wilt overstappen naar een ander collectie-informatiesysteem?

    Crowdsourcing

    • Is het mogelijk met het collectie-informatiesysteem een crowdsource-project op te starten? Is dit een extra module?
    • Op welke manier worden crowdsource-data aan de database toegevoegd?
    • Welke controleslagen zijn in het crowdsource-systeem ingebouwd?

    Hulpvragen over planning en financiering

    Planning

    • Welke stappen komen worden bij een overstap naar het nieuwe collectie-informatiesysteem doorlopen?
    • Wie zijn er bij de overstap betrokken?
    • Hoelang duurt deze overstap doorgaans?
    • Hoelang heeft de organisatie gelegenheid om de inrichting en eventueel geïmporteerde gegevens te controleren?

    Kosten

    • Zijn er eenmalige aansluitkosten?
    • Zijn er vaste kosten per jaar?
    • Betaal ik per gebruiker (licentie) of voor meerdere gebruikers in een pakket?
    • Zijn er kosten voor ondersteuning door de leverancier of derden?
    • Zijn er kosten verbonden aan trainingen?
    • Zijn er verschillende opties of modules met variabele kosten?
    • Is het mogelijk om met meerdere partijen samen de software aan te schaffen?
    • Zijn er bijkomende kosten voor onze situatie en wensen? Bijvoorbeeld voor het importeren van bestaande data in het collectie-informatiesysteem.
    • Wat kosten hosting en dataopslag?
    • Als het programma open source is, met welke bijkomende kosten moet ik dan rekening houden?

    Gebruik
    Gebruiksvriendelijkheid is moeilijk vast te leggen in het PvE. Zorg voor een goed beeld van de gebruiksvriendelijkheid door andere organisaties te bevragen en met ze mee te kijken én door toegang tot een demo-omgeving aan te vragen.

  • Stap 3. Informatie inwinnen

    Vraag offertes aan bij verschillende leveranciers

    Met het Programma van Eisen heb je een uitstekend uitgangspunt om de juiste softwareleverancier te vinden. Benader verschillende leveranciers van collectie-informatiesystemen en vraag hen wat zij kunnen leveren. Vraag zeker ook eens om een demo of proefaccount zodat je echt kunt ervaren hoe het systeem werkt.

    Referenties van collega-instellingen helpen natuurlijk ook om een goed beeld te krijgen van de verschillende systemen en leveranciers. Heb je vertrouwen in bepaalde leveranciers, vraag dan of ze aan de hand van het PvE een offerte uit willen brengen.

    Wellicht is samenwerken ook een interessante optie voor jouw organisatie. In verschillende provincies is het bijvoorbeeld mogelijk om aan te sluiten bij een collectief collectie-informatiesysteem. Vraag jouw digitaal-erfgoed-coach om meer informatie.

    Softwareleveranciers

    Er zijn verschillende collectie-informatiesystemen op de markt beschikbaar. Een heel aantal leveranciers heeft het NDE-Manifest ondertekend en onderschrijft daarmee de uitgangspunten van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed:

    Axiell
    Cit Collections Information Technology
    De Ree
    DEVENTit
    Kleksi
    OCLC
    Vitec Memorix

    Naast bovengenoemde commerciële producten kun je ook gebruik maken van open-source oplossingen zoals Omeka-S.

  • Stap 4. Een keuze maken

    Welk systeem voldoet het best aan je Programma van Eisen?

    Nu dan het moeilijkste onderdeel van het selectieproces: beslissen! Welk systeem kies je?

    Je gaat offertes vergelijken en toetst deze aan het Programma van Eisen. Denk aan de prioriteiten die je hebt gesteld volgens de MoSCoW-methode. Breng duidelijk in kaart wat de eenmalige aanschafkosten zijn en de jaarlijks terugkerende kosten. Neem de gebruikerservaring van collega-instellingen in overweging en bepaal welke demo het best is bevallen. Zoek ook nog eens contact met jouw digitaal-erfgoed-coach om de overwegingen te bespreken.

    Heb je al deze punten in kaart gebracht en afgewogen dan kun je een weloverwogen beslissing nemen!

    Kosten voor het migreren van data

    Heb je al een collectie-informatiesysteem of bewaar je de collectie-informatie in bijvoorbeeld een Excel-sheet, dan wil je deze natuurlijk meenemen naar het nieuwe systeem. Hiervoor dient een migratie uitgevoerd te worden. Je wilt immers dat de bestaande data volledig en op de juiste plek in het nieuwe systeem terecht komen.

    Dit kan soms best wel een ingewikkeld en kostbaar proces zijn. Om verrassingen te voorkomen is het verstandig om de potentiële softwareleveranciers inzicht te geven in jouw bestaande datastructuur zodat ze een goede prijsopgave kunnen maken voor het migreren van de collectie. Dit kun je doen door een export van een beperkt aantal objecten beschikbaar te maken voor de leverancier. 

  • Stap 5. Het vervolg

    Aan de slag met je nieuwe collectie-informatiesysteem

    Op het moment dat je een softwareleverancier hebt gekozen, kunnen jullie samen aan de slag. Normaal gesproken nodigt de leverancier je uit voor een intakegesprek om uit te leggen hoe het proces gaat verlopen en de planning te bespreken. Denk bijvoorbeeld aan de start- en opleveringsdatum, het trainingsprogramma en het eventueel migreren van bestaande data. Maak concrete afspraken en geef duidelijk aan wat jouw eigen verwachtingen zijn!

    Systeem opgeleverd en in productie? Nu kun je echt beginnen! Check ook eens of er een gebruikersgroep is voor de gekozen software. Deze groepen zijn heel interessant in verband met het onderling uitwisselen van kennis en informatie. Tevens is de gebruikersgroep voor de leverancier dé gesprekspartner voor verdere ontwikkelingen van de software.

    Migreren, hoe gaat dat in zijn werk?

    Migreren van data is soms een ingewikkeld en tijdrovend proces. Maar tegelijkertijd wel een heel belangrijk proces. Je wilt de bestaande data natuurlijk niet kwijtraken en goed kunnen terugvinden in het nieuwe systeem.

    Om deze reden wordt er meestal eerst een proefmigratie uitgevoerd. Dit wil zeggen dat je jouw volledige collectie-data aanlevert en dat de leverancier deze in een testomgeving in gaat werken. Ondertussen kun je gewoon in je bestaande systeem blijven werken.

    Wanneer de leverancier dit proces heeft afgerond ga je zelf controleren of alle gegevens op de juiste manier zijn overgenomen en op de juiste plek staan. Let op: dit kan een tijdrovend werkje zijn, zeker als de data niet al te consequent werden ingevoerd. Hou er dus rekening mee dat je hier best de nodige tijd voor vrij houdt.

    Opmerkingen of verbeteringen over deze proefmigratie geef je vervolgens terug aan de leverancier zodat deze de importroutine kan optimaliseren. Is dat gelukt dan maak je opnieuw een export van jouw data en worden de data definitief gemigreerd. Nu kun je niet meer in je bestaande systeem werken want eventuele wijzigingen worden niet meer doorgevoerd in het nieuwe systeem. Vanaf nu werk je in je gloednieuwe productieomgeving!