6 vragen over een inclusiever acquisitieproces

Een inclusiever acquisitieproces, wat is dat precies?

Daniël: ‘Het proces dat wij schetsen is inclusiever omdat de community bij alle fases van het archiveringsproces is betrokken. Dus niet alleen bij de fase waarin zij het materiaal levert. Ook is het inclusiever omdat we een paar factoren proberen te benoemen waarop je kan letten als je als erfgoedinstelling zelf ook de diversiteit binnen de community meer naar voren wilt brengen. Bijvoorbeeld door het centraal zetten van de verhalen binnen de community.’

Het artikel begint met een casestudy over de collectie Migrantenerfgoed van het Regionaal Archief Nijmegen. Wat is voor jullie de belangrijkste lesson learned?

Özden: ‘Wil je een inclusiever acquisitieproces opzetten, dan is het belangrijk om de community bij elke fase te betrekken. Bij de collectie Migrantenerfgoed is dit niet overal even goed gelukt. Het project is met goede bedoelingen opgezet en uitgevoerd, maar daarmee ben je er nog niet. Blijf investeren in het contact met de community.’

Bij een inclusiever acquisitieproces gaan jullie uit van het concept ‘designated community’. Wat houdt dat in?

Daniël: ‘Deze term komt uit het “Reference model for an Open Archival Information System” (OAIS)-model, een leidraad voor duurzame toegankelijkheid. Het gaat erom dat een instelling doelgroepen benoemt waar zij diensten aan levert. Vervolgens betrekt zij deze doelgroepen als klankbord bij het toetsen van toegankelijkheid en begrijpelijkheid van het materiaal. Deze manier van de community erbij betrekken zou je ook kunnen inzetten om diversiteit en inclusiviteit te vergroten.’

In de verschillende fases van een inclusiever acquisitieproces heeft de community steeds een belangrijke rol. Hebben jullie een voorbeeld?

Özden: ‘Neem metadatering. Als je de community van wie je materiaal archiveert bij het metadateren betrekt, is het materiaal straks makkelijker voor hen te vinden. Je gebruikt immers dezelfde termen als deze groep. We hopen dat mensen zich zo ook meer verbonden voelen met het materiaal.’

Het advies is om het bronmateriaal niet fysiek te bewaren maar om het te digitaliseren en de digitale kopie op te slaan. Welke gedachte zit hierachter?

Özden: ‘Dit kan natuurlijk verschillen per collectie en per doelgroep, en binnen een specifieke doelgroep kunnen er afwijkende opvattingen bestaan. Bij de collectie Migrantenerfgoed van het Regionaal Archief Nijmegen ging het om persoonlijke documenten. Om mensen zelf het eigenaarschap te laten houden over hun spullen, heeft het archief ervoor gekozen om te digitaliseren. En het fysieke materiaal vervolgens terug te geven. Hiermee won zij het vertrouwen van deze gemeenschap.’

Dit artikel is geschreven in het kader van het Netwerk Digitaal Erfgoed. Wat willen jullie ermee bereiken?

Özden: ‘Wij hopen dat instellingen – intern en extern – het gesprek aangaan over dit onderwerp. Daarnaast zijn we vooral benieuwd of mensen positieve verhalen of voorbeelden hebben over dit onderwerp.’

Daniël: ‘Dit artikel is uit een  heel spontane samenwerking ontstaan. En in korte tijd hebben we iets neergezet waar mensen hopelijk verder op kunnen bouwen. Ik hoop dat het Netwerk Digitaal Erfgoed dergelijke initiatieven blijft stimuleren.’

Voor wie in dit onderwerp is geïnteresseerd: eerder verscheen ook het artikel ‘Diversity, Inclusion, and Digital Preservation‘ over inclusiviteit en digitale preservering in het blad Patterns.