Skip to content

Wegwijzer digitaal erfgoed

Hoe maak ik mijn erfgoedcollectie online vindbaar?

Je collectie online zetten is één ding. Maar zorgen dat mensen het ook vinden? Dat wordt pas mogelijk als je de objecten goed hebt beschreven.

Stel, je stuit online op een erfgoedobject dat je meteen nieuwsgierig maakt. Wat wil je dan weten? Waarschijnlijk iets heel basaals: wat is het precies, waar gaat het over, wie heeft het gemaakt en wanneer? Als je bij het beschrijven van erfgoedobjecten zulke vragen in je achterhoofd houdt, sluit de informatie vaak beter aan bij wat het publiek zoekt. Een goede inhoudelijke beschrijving helpt niet alleen bij het vinden van het object, maar maakt het ook begrijpelijker.

Vroeger waren beschrijvingen vooral bedoeld voor intern gebruik, bijvoorbeeld voor beheer of onderzoek. Daardoor zijn ze soms wat beknopt of technisch, of staan er opmerkingen tussen als “nog uitzoeken”. Dat kon toen prima, maar nu collecties steeds vaker online komen te staan, is er meer nodig. Duidelijke beschrijvingen in gewone taal zorgen ervoor dat meer mensen iets aan je collectie hebben.

Met ‘beschrijving’ bedoelen we hier de metadata: de gegevens die je toevoegt aan het digitale bestand van het object. Voor het vastleggen van die metadata gebruik je een collectie-informatiesysteem, een database waarin je op een gestructureerde manier alles kunt opslaan wat bij het object hoort.

Aan de slag

  • 1. Leg de rechten vast

    Het eerste waar je aandacht aan moet besteden.

    Aan digitale informatieobjecten kunnen verschillende rechten vastzitten. Soms meer dan je in eerste instantie denkt. Om te beginnen is er het auteursrecht. De maker van een werk — een artikel, beeldhouwwerk, foto, noem maar op — kan dat recht hebben. Maar ook degene die de digitale reproductie heeft gemaakt. Dat auteursrecht loopt tot zeventig jaar na het overlijden van de maker.

    Daarnaast heb je in veel gevallen te maken met portretrecht: mensen die op een foto of in een video te zien zijn, hebben het recht om mee te praten over hoe dat beeld wordt gebruikt. En dan is er nog de AVG. Die gaat over de privacy van levende personen. Denk bijvoorbeeld aan foto’s waarvan je via de metadata of context persoonsgegevens kunt afleiden. Veel organisaties merken dat dit punt vaak over het hoofd wordt gezien, terwijl het juist hier snel mis kan gaan.

    Als je digitale objecten online publiceert zonder te weten hoe het juridisch zit, ontstaat er een dubbel probleem. Gebruikers weten niet goed wat ze wel en niet mogen, én je organisatie kan claims krijgen. Een rechthebbende kan namelijk gewoon een financiële vergoeding eisen.

    Het moment waarop een object binnenkomt, is het beste moment om meteen de rechten duidelijk te krijgen. Dat hoort dus een vaste stap te zijn in de procedure rond nieuwe aanwinsten. In het verleden is dat niet altijd even zorgvuldig gebeurd. Daardoor zijn er nu bijvoorbeeld veel foto’s waarvan de fotograaf onbekend is. Wil je die toch online zetten, dan moet je eerst onderzoeken of er misschien toch nog een rechthebbende is. Soms lukt dat niet — dan spreken we van ‘verweesde werken’. Onder bepaalde voorwaarden mag je die alsnog publiceren. De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed is het nationale loket voor deze gevallen: https://www.cultureelerfgoed.nl/onderwerpen/verweesde-werken.

    Zodra je weet welke rechten op een digitaal informatieobject van toepassing zijn, leg je die informatie vast in de metadata. En zorg je ervoor dat de gebruiker meteen ziet of hergebruik is toegestaan, en zo ja, onder welke voorwaarden. Dat voorkomt veel onzekerheid, zowel bij jou als bij degene die het object wil gebruiken.

    Meer weten?
    In het online document Regel je Rechten: Beslismodel Auteursrechten kun je nagaan of een object auteursrechtelijk beschermd is of niet. 

    Over de AVG lees je meer op de webpagina AVG van Erfgoedhuis Zuid-Holland

    En onderstaande video gaat over auteursrechten en AVG voor historische verenigingen.

  • 2. Gebruik termen

    Dezelfde woorden gebruiken voor dezelfde objecten: doe dat.

    Om gebruikers van online erfgoedinformatie goed te helpen, is het handig wanneer organisaties die collecties beheren zelf al verbindingen leggen met informatie van elders. Veel mensen zoeken namelijk verder dan alleen het object dat ze voor zich zien.

    Stel dat jouw organisatie een werk van een bepaalde kunstenaar in de collectie heeft. Je noteert de naam in je collectie-informatiesysteem en daarmee is het formeel geregeld, maar voor de gebruiker begint het vaak juist daar. Die wil misschien weten wanneer de kunstenaar leefde, waar hij werkte, of waar nog meer werk van hem te vinden is.

    Door die naam direct te koppelen aan een bron waar al die extra informatie staat – in dit geval RKDartists, van het Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie – help je de gebruiker een heel stuk verder. Hetzelfde geldt voor allerlei andere gegevens: plaatsnamen, gebouwen, objecttypen. Door ze te verbinden met zogeheten externe terminologiebronnen voorkom je dat iedereen telkens zelf opnieuw moet uitzoeken wat er precies bedoeld wordt.

    En er is nog iets: dit soort bronnen vergroten de vindbaarheid van je collectie enorm. Omdat synoniemen en spellingsvarianten daar netjes bij elkaar staan, wordt het zoeken voor gebruikers een stuk eenvoudiger. Je werkt als organisatie dus ‘schoner’, maar vooral: effectiever. Laat je zulke verbindingen achterwege, dan wordt je collectie online minder snel gevonden. En wie je collectie wél weet te vinden, krijgt minder context dan eigenlijk mogelijk is.

    Welke externe terminologiebronnen je gebruikt, bepaal je zelf. Dat hangt af van je collectie en van de manier waarop je gegevens vastlegt. Leg die keuzes vast in je informatieplan, zodat iedereen weet welke afspraken gelden.

    Werk je met een collectie-informatiesysteem dat aansluit bij de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed, dan is het koppelen aan terminologiebronnen meestal eenvoudig. Je moet vooral kiezen wélke bronnen je gebruikt. Heb je een systeem dat daar niet automatisch op aansluit, dan moet je zelf zorgen dat de termen op de juiste manier worden opgenomen. Meer daarover vind je bij de uitleg over URI’s.

    Stap 1

    Bedenk welke soorten termen je nodig hebt om vanuit jouw informatieobjecten door te kunnen verwijzen naar plekken met meer informatie – zoals het eerder genoemde RKDartists. In het Termennetwerk vind je een overzicht van alle terminologiebronnen die binnen het NDE gebruikt kunnen worden. Het helpt vooral om na te denken over termen die antwoord geven op de vragen wie, wat, waar en wanneer.

    Stap 2

    Leg je keuzes rondom terminologie vast in je informatiebeleid en informatieplan.

    Stap 3

    Maak een invoerhandleiding voor registratoren. Die moet duidelijk aangeven hoe zij termen kiezen uit de terminologiebronnen en hoe ze die invoeren.

    Stap 4

    Bekijk of je een deel van dit werk kunt automatiseren. Soms kun je bijvoorbeeld met een tool als OpenRefine je bestaande trefwoorden vergelijken met een externe terminologiebron. De datawerkplaats in jouw regio kan daarbij helpen.

    Meer weten?
    Een helder overzicht van de reden voor en de manier waarop je aan de slag gaat met termen, vind je in de Factsheet Je collectieregistratie verrijken met termen van Erfgoedhuis Zuid-Holland.

    Meer informatie over het Termenetwerk is te vinden op: https://termennetwerk.netwerkdigitaalerfgoed.nl/nl/faq1

    Hoe zorg je ervoor dat je een goed beeld krijgt van je collectieregistratie tot nu toe? Gebruik de publicatie Grip op je data. Hier lees je ook meer over het vergelijken van je eigen trefwoorden met externe terminologiebronnen. Of roep de hulp in van de datawerkplaats bij jou in de buurt: zij kunnen een datascan uitvoeren om de kwaliteit van je data in beeld te krijgen.

  • 3. Schrijf in toegankelijke taal

    Laat vaktaal achterwege en maak je informatie voor een brede groep begrijpelijk.

    Wanneer digitale informatieobjecten breed online beschikbaar komen, loont het om de metadata nog eens goed tegen het licht te houden. Zeker als je wilt dat mensen de informatie makkelijk kunnen gebruiken. Dat betekent: duidelijke taal, voldoende context en het vermijden van woorden die een gebruiker kunnen afschrikken of kwetsen. Het klinkt allemaal logisch, maar in de praktijk sluipen oude termen of te technische beschrijvingen er snel in.

    Hou je daar geen rekening mee, dan loop je het risico dat je collectie online wel vindbaar is, maar weinig mensen écht bereikt. Of dat iemand de informatie wél vindt en vervolgens teleurgesteld raakt, omdat er te weinig staat om het object te begrijpen.

    Een bewuste keuze voor een taalniveau helpt daarbij. Dan weet je in elk geval dat een bepaalde groep lezers de informatie moeiteloos kan volgen. Daarnaast is goede contextinformatie bijna onmisbaar. Een collectie die online komt met omschrijvingen als “rood bord”, “straatbeeld” of “kaart” biedt de gebruiker eigenlijk te weinig om er iets mee te kunnen. Laat staan dat iemand erdoor wordt geraakt of nieuwsgierig wordt naar meer.

    Stap 1

    Kijk eerst hoe je digitale objecten tot nu toe beschreven zijn. De publicatie Grip op je data kan daarbij helpen. Staat er bijvoorbeeld voldoende contextinformatie? Is die in begrijpelijke taal geschreven? Zijn personen, plaatsen of gebeurtenissen die bij het object horen genoemd en kort toegelicht? En kijk ook even kritisch naar woorden die je inmiddels liever niet meer zou gebruiken, zowel in beschrijvingen als in trefwoorden.

    Stap 2

    Bepaal vervolgens, op basis van het beleid van je organisatie, welke acties nodig zijn om het taalgebruik te verbeteren.

    Stap 3

    Leg tenslotte vast welke verbeterslag je wilt maken, zowel in je informatieplan als in de invoerhandleiding voor registratoren. Zo ontstaat er een duidelijke lijn die iedereen kan volgen — nu én in de toekomst.

    Meer weten?
    Het Wereldmuseum maakte een praktische gids voor het kiezen van de juiste woorden:  Woorden doen ertoe, Een incomplete gids voor woordkeuze binnen de cultuursector.

    Het Dataprofiel Collectieinformatie voor het publiek geeft inzicht in de metadata die voor het publiek belangrijk is. Het richt zich op museumcollecties, maar is zeker ook bruikbaar voor collecties van historische verenigingen.

Hoe pak je het beschrijven van je collectie aan?

Welke gegevens je bij welke objecten wil opnemen bepaal je altijd in samenhang met je algeheel collectiebeleid. Staat daar bijvoorbeeld in dat jouw organisatie een bijdrage wil leveren aan de historische kennis over jouw regio ten tijde van de Tweede Wereldoorlog, dan is het belangrijk om de collectie die daarop betrekking heeft te verbinden met de WOII-Thesaurus van het NIOD en WO2-net. Gebruik de Informatieplanner om hier op gestructureerde wijze mee aan de slag te gaan.

Vragen? Wil je sparren over je aanpak? Neem contact op met de digitaal-erfgoed-coach of de datawerkplaats bij jou in de buurt.

Goed aan de slag met beschrijven?

Ga dan door naar Verbinden