Wegwijzer digitaal erfgoed

Foto’s, video’s, audiobestanden, teksten, databases… je kunt ze in allerlei vormen opslaan. En juist omdat er zó veel keuze is, loont het om er even bij stil te staan. Veel organisaties merken dat het al scheelt wanneer iedereen weet dat niet elk formaat zomaar werkt. Het maakt de kans groter dat je digitale bestanden later nog netjes kunt openen, zonder gedoe.

Een bestandsformaat bepaalt hoe een bestand wordt gelezen: welke vorm het krijgt, hoe de inhoud wordt weergegeven en welke structuur eronder zit. De kern van een informatieobject – de eigenschappen die écht moeten blijven kloppen – moet ook overeind blijven als het bestand ooit naar een ander formaat verhuist. Bij een foto gaat het misschien om de kleur en scherpte. Bij een website om onderdelen die reageren op wat je aanklikt. En bij een financieel Excelbestand om de formules die de berekeningen dragen.

Als je nooit nadenkt over de formaten die je gebruikt, loop je vroeg of laat tegen iets vervelends aan: bestanden die niet meer willen openen. Of die wel opengaan, maar niet meer laten zien wat ooit zo logisch was. En dat wil je natuurlijk niet. Het is te voorkomen met het maken van een overzicht én vervolgens duidelijke keuzes.

Erfgoedorganisaties bewaren hun digitale materiaal vaak op allerlei soorten dragers. Een beetje verspreid, eigenlijk. Soms staat iets op de harde schijf van een werkcomputer, soms op een interne server. Andere dingen belanden op een losse externe schijf, op een dvd, of op een server ergens buiten de deur waar je via internet bij kunt — de cloud dus.

Wat veel mensen vergeten: elke fysieke drager slijt. Hoe netjes je ook omgaat met je spullen, er kan altijd iets gebeuren. Bitrot, een ruimte die net iets te warm is, vocht dat langzaam binnen sijpelt, of een sterk magnetisch veld in de buurt.

Niet alle dragers geven even snel de geest. Dvd’s houden het meestal maar vijf tot tien jaar vol. Gebruik je een betaalde cloud­dienst, dan kun je je data doorgaans veel langer veilig achterlaten. Alleen… daar hangt natuurlijk een ander prijskaartje aan. Een dvd kost bijna niets; de cloud tikt maandelijks door. Het blijft dus een afweging tussen wat je wilt bereiken met je collectie en wat je structureel kunt en wilt uitgeven.

Het helpt om eerst in kaart te brengen welke opslagmedia je nu gebruikt. Daarna kun je een plan maken dat past bij jouw organisatie — een plan dat voorkomt dat je op een dag merkt dat iets waardevols stilletjes verdwenen is.

Bestanden kunnen op allerlei manieren verdwijnen. Soms door slijtage van een schijf of doordat een bestand beschadigd raakt. Soms door een fout in een programma, een virus, of gewoon omdat iemand per ongeluk iets weggooit. In al die gevallen is een back-up je vangnet. Zonder zo’n kopie ben je het echt kwijt.

Een goede back-upregeling betekent dat je meer dan één kopie hebt. Écht meerdere dus. Stel dat je erachter komt dat een document twee weken geleden per ongeluk verwijderd is en je hebt alleen een wekelijkse reservekopie… dan zit je alsnog met lege handen. Net zo belangrijk: die kopieën mogen niet allemaal op dezelfde plek liggen. Want als er brand uitbreekt of er lekt water een serverruimte in, ben je alles kwijt, hoe goed je ook je best deed met je kopieën.

Af en toe een back-up maken is dus niet genoeg. Het helpt om binnen de organisatie een duidelijke back-upprocedure af te spreken en, misschien nog wel belangrijker, ervoor te zorgen dat iedereen zich eraan houdt. Daarbij moet ook helder zijn wie uiteindelijk de verantwoordelijkheid draagt.

Hoe zo’n procedure eruitziet? Meestal komt het neer op twee volledige kopieën, op twee verschillende locaties. Kies dragers die weinig risico geven — een externe harde schijf is vaak betrouwbaarder dan een USB-stick. Spreek vaste momenten af waarop de back-ups worden gemaakt. En als het kan, ga dan voor een incrementele back-up. Dan maak je één keer een volledige kopie en voeg je daarna alleen de nieuwe of aangepaste bestanden toe. Zo kun je later precies terugvinden hoe je gegevens zich door de tijd heen hebben ontwikkeld.

Zorgvuldig bewaren draait uiteindelijk om iets heel eenvoudigs: het object moet blijven zoals het ooit is gemaakt. Het echte object dus, niet een aangepaste variant die er later per ongeluk in is geslopen. Dat bewaken van authenticiteit en integriteit vormt eigenlijk het hart van goed digitaal beheer. Mensen verwachten dat ook van erfgoedorganisaties. Ze willen erop kunnen rekenen dat wat ze online te zien krijgen klopt. Een digitale scan van een historische foto moet dezelfde foto zijn, niet een uitsnede die iemand handig vond. En een digitaal kunstwerk hoort bewaard te worden zoals de maker het heeft aangeleverd, niet net iets anders omdat een programma dat “handig” vond.

Dat bewaken gaat verder dan het in de gaten houden van mogelijke beschadigingen in formaten of opslagmedia. Het betekent ook dat je binnen de organisatie nadenkt over wie toegang heeft tot welke bestanden. En wat ze ermee mogen doen. Als het goed is, wordt de herkomst van een digitaal object vastgelegd in de metadata, samen met eventuele wijzigingen die in de loop van de tijd zijn gedaan. Dat werkt alleen wanneer die metadata zelf ook zorgvuldig wordt beheerd.

Wanneer veel mensen overal bij kunnen en ook nog de mogelijkheid hebben om bestanden aan te passen, ontstaat er een risico. Soms verandert iemand iets per ongeluk, soms met de beste bedoelingen, maar het resultaat blijft hetzelfde: je kunt niet meer zeker zeggen dat het digitale object nog helemaal klopt met het origineel.

Het helpt daarom om duidelijk vast te leggen wie en welke software toegang krijgen tot de digitale informatieobjecten. Wie mag ze bekijken, wie mag ze verplaatsen, wie mag ze bewerken of verwijderen. Kijk daarbij niet alleen naar de digitale representaties zelf – de beeldbestanden – maar ook naar de metadata, want die vertelt het verhaal achter het object.

Digitale bestanden zijn kwetsbaar. Daarom controleer je nieuwe informatieobjecten altijd bij binnenkomst, vóór je ze opneemt in de collectie. Je kijkt of het bestand compleet is, of alles intact is, en je laat er meteen een viruscheck op los. Bestanden die verdacht lijken, hoe klein het signaal soms ook is, zet je apart. Daarna blijft het een terugkerende taak: regelmatig nagaan of je bestanden nog goed openen, of ze leesbaar blijven en niet stiekem beschadigd zijn geraakt.

Om dat allemaal soepel te laten verlopen, is het handig om binnen de organisatie af te spreken wie hier precies verantwoordelijk voor is. En leg dit dan ook vast in een procedure die iedereen kent. Anders zakt zo’n verantwoordelijkheid langzaam weg tussen de andere werkzaamheden.

Een vrij eenvoudige manier om bestanden te controleren op compleetheid en foutloos openen is met de software Checksum+. Daarmee kun je losse bestanden nalopen. Onze Vlaamse collega’s van meemoo hebben in ProjectTracks een duidelijke, stap-voor-stap uitleg staan. Wil je in één keer een hele reeks bestanden controleren, dan vind je daar ook de handleiding voor.