Wegwijzer digitaal erfgoed

In je collectie-informatiesysteem krijgt elk object zijn eigen nummer.  Zodra je die objecten online zet, ontstaat er automatisch ook een uniek webadres per object. Vaak is dat gewoon het webadres van je organisatie met daarachter een nummer of een korte code. Handig, want zo kan iemand anders op internet precies naar dat ene object verwijzen. Alleen… om dat webadres echt duurzaam te maken, moet je nog een stap zetten.

Laat je het bij dat automatische adres, dan kan het misgaan zodra het domein van je organisatie verandert. Denk aan een naamswijziging of een fusie. Het oude adres werkt dan niet meer, en wie op een link klikt die ooit naar jouw object werd geplaatst, krijgt een 404-melding te zien. Iedereen die wel eens een dode link heeft aangeklikt, weet hoe frustrerend dat voelt.

Om dat soort gevallen te voorkomen, is het beter om je objecten een vast webadres te geven, een duurzame identificatie. Dat is een code die je niet zelf bedenkt, maar die wordt opgeslagen op een afgesproken plek buiten je eigen systeem. Zo’n externe dienst zorgt ervoor dat de code blijft bestaan, ook als je organisatie verhuist naar een nieuw domein. Het object blijft dus altijd vindbaar.

Die duurzame code noemen we een Persistent Identifier (PID). Met een PID op de achtergrond blijft elke verwijzing — hoe oud ook — gewoon naar het juiste object leiden.
Veel collectie-informatiesystemen kunnen inmiddels met PID’s overweg. Het is alleen goed om even bij je leverancier na te vragen hoe dat precies zit en welke PID-service ze gebruiken. Meestal sluit je als organisatie zelf een overeenkomst met die service.

Mocht je systeem dit nog niet ondersteunen, dan kun je vragen of die functie toegevoegd kan worden. En als dat niet kan — of als het erg omslachtig blijkt — dan is het misschien tijd om te kijken naar een systeem dat wél met PID’s kan werken. Dat scheelt later een hoop reparatiewerk aan kapotte links.

Om je digitale informatieobjecten goed te verbinden met andere bronnen, en daardoor alles makkelijk vindbaar te maken voor de online gebruikers, is het heel belangrijk om gebruik te maken van gezamenlijke terminologiebronnen. Een eenvoudig voorbeeld: als we allemaal ‘s-Hertogenbosch gebruiken wordt het vinden van alles wat met deze stad te maken heeft makkelijker dan wanneer ook de aanduiding Den Bosch wordt gebruikt.

Hiervoor gebruiken we dus gezamenlijke terminologiebronnen, zoals in dit geval Geonames. (Zie hiervoor ook bij Beschrijven.) Maar alleen de naam overnemen uit zo’n bron is eigenlijk half werk. Je verbetert de vindbaarheid wel een beetje, maar je legt geen blijvende verbinding met de bron zelf. En dat is jammer, want op het moment dat je wél koppelt, krijg je meteen de extra informatie erbij. Bij ‘s-Hertogenbosch hoort bijvoorbeeld dat het de hoofdstad van Noord-Brabant is, en dat de stad tijdens carnaval Oeteldonk heet. Zulke details helpen systemen om de plek beter te herkennen, en geven gebruikers wat meer context.

Daarom willen we een duurzame koppeling met de terminologiebronnen in het Termennetwerk. Dat doen we niet door het woord ‘s-Hertogenbosch in ons eigen systeem op te slaan, maar door het webadres van de term vast te leggen. In dit geval is dat: https://sws.geonames.org/2747351/. Dat adres verwijst blijvend naar de term in Geonames. Zo’n vast adres heet een Uniform Resource Identifier, of kort: URI.

Veel collectie-informatiesystemen hebben al velden waar die koppeling automatisch gelegd wordt. Je kiest dan als organisatie zelf welke bron je gebruikt, en de URI komt vanzelf op de juiste plek in je systeem terecht. Als jouw systeem dat nog niet ondersteunt, kun je bij de leverancier informeren of die functie kan worden toegevoegd. Lukt dat niet, dan kun je overwegen om over te stappen op een systeem dat dit wél goed aan kan — of, als het niet anders kan, de URI’s handmatig invoeren.

Heb je al termen ingevoerd maar nog geen URI’s toegevoegd? Neem dan contact op met de datawerkplaats bij jou in de buurt. Zij kunnen meekijken, en in sommige gevallen kan het koppelen aan de juiste URI’s zelfs (gedeeltelijk) automatisch gebeuren. Dat scheelt vaak een flinke slag werk.